Sesuai dengan judul pada artikel ini, kali ini kami mengajak Anda para pembaca untuk menggunakan ataupun menerapkan sebuah sistem untuk mengelola dokumen-dokumen penting milik Anda, terutama dokumen milik perusahaan yang Anda tempati, untuk sistem tersebut itu dinamakan DMS atau Document Management System, mau tau lebih lanjut? Simak artikel berikut ini yuk.

Apa itu Document Management System?

Sebelum kita ke penjelasan terkait DMS tersebut, mungkin bisa kita bahas permasalahan-permasalahan yang ada terlebih dahulu yak.

Mungkin sebagian dari pembaca ada yang mengalami kasus atau kejadian seperti ini, yang dimana ketika terdapat banyak dokumen penting yang dimiliki namun tidak tertata dengan rapih.

Ketika kita ingin mengetahui informasi tertentu dari suatu dokumen tersebut, maka akan sulit ataupun tidak tahu dokumen mana yang tepat untuk mendapatkan informasinya, atau lupa ditempatkannya dokumen tersebut ada dimana.

Jadinya terkadang kita akan melakukan pembuatan dokumen baru untuk menyimpan informasi tersebut kembali, sehingga membuat berantakan terhadap dokumen-dokumen yang disimpannya, serta membuat kita melakukan pekerjaan yang sama untuk mebuat dokumen tersebut kembali (tidak efisien).

Dan dari permasalah ini diciptakanlah sebuah sistem atau DMS. DMS (Document Management System) adalah pengelolaan atau management, terhadap dokumen-dokumen yang ada, sehingga dokumen tersebut akan dapat lebih tertata dengan rapih serta akan mudah untuk dicari.

Ngomong-ngomong, dokumen disini dalam bentuk digital semua yak (contoh, .pdf, .word, dll), bukan bentuk fisik, kalau bentuk fisik sudah ada sistemnya sendiri lagi, salah satunya yaitu dinamakan Perpustakaan hehe.

Namun pada DMS ini juga bukan hanya untuk mengelola dokumen-dokumen saja, melainkan juga bisa data-data lain, seperti gambar, video, rekaman suara, sampai juga email.

Komponen Apa Saja yang ada di Dalam DMS?

Ada beberapa komponen penting yang ada di dalam sebuah Document Management System, yaitu:

1. Metadata, yaitu sebuah informasi yang berguna untuk mengidentifikasikan sebuah dokumen agar mudah dicari ataupun diketahui dokumen tersebut berisi apa saja.

Sebagai contoh, judul dokumen, penulis dokumen, tags, tanggal pembuatan, dan lain-lain. Dan juga untuk penjelasan lebih detail tentang metadata ini bisa dilihat pada artikel tentang Metadata ini.

2. Integration, yaitu sebuah komponen yang berfungsi untuk melakukan integrasi ke aplikasi lain untuk menyediakan fungsionalitas pengelolaan dokumen itu sendiri agar lebih mudah ataupun efisien.

Jadi, sebagai contohnya untuk para pengguna itu akan hanya perlu membuka 1 aplikasi seperti Microsoft Word saja untuk melakukan aktivitas-aktivitas seperti pengubahan, penyimpanan, penghapusan, dan sejenisnya. Dan aktivitas tersebut akan otomatis tersinkronisasi ke DMS jika sudah terintegrasi dengan aplikasi tersebut.

3. Indexing, yaitu komponen yang mempunyai fungsi untuk melakukan pencarian, pelacakan, dan klasifikasi terhadap dokumen-dokumen yang ada berdasarkan pengenalnya yang unik, yang mana pengenal tersebut didapatkan dari metadata yang ada pada dokumen tersebut.

4. Storage, yaitu komponen yang digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumennya.

5. Security, yaitu komponen yang berfungsi untuk menyediakan compliance yang diperlukan untuk menjaga atau protect dokumen-dokumen yang tersimpan sesuai dengan regulasi dari Pemerintah ataupun hal lainnya.

Sebagai contoh, jika di negara Amerika Serikat dokumen-dokumen yang penting itu terdapat regulasinya yang dimana diharuskan di-protect sesuai dengan standarisasi internasional seperti ISO 9001 tentang Quality Management System (QMS) dan juga ISO 13485 tentan QMS namun berkaitan dengan perangkat medis.

Baca Juga : Kenali, Apa Itu AWS S3 (Simple Storage Service)?

Bagaimana Cara Menerapkan DMS pada Perusahaan?

Penerapan untuk menggunakan DMS ini ada mudahnya dan ada juga sulitnya atau mungkin yang lebih tepat itu harus disiplin, yuk kita bahas dari yang mudah-mudah dahulu.

1. Untuk menerapkan DMS itu kita memerlukan tools atau aplikasi dari sistem itu sendiri, saat ini sudah banyak aplikasi untuk platform DMS tersebut, mulai itu yang gratis maupun hingga yang berbayar.

Sebagai contoh untuk yang gratis yakni salah satunya itu Alfresco, yang dimana Alfresco ini menyediakan versi gratis dan open sourcenya juga, jadi kita bisa install aplikasi tersebut di server kita.

a. Selain Alfresco tersebut, ada juga DMS yang sudah cukup terkenal dikalangan perusahaan-perusahaan besar, yaitu Sharepoint.

Yes, sharepoint ini juga merupakan salah satu aplikasi DMS yang dibuat oleh Microsoft yang mempunyai lebih banyak fitur serta integrasi dengan beberapa aplikasi 3rd party lainnya, sehingga akan lebih memudahkan kita untuk mengelola dokumen-dokumennya.

b. Dan juga, jika Anda kesulitan untuk menginstall tools DMS tersebut baik itu Alfresco maupun Sharepoint, jangan sungkan-sungkan untuk kontak ke Tim ViBiCloud, karena kami siap membantu untuk menyediakan tools tersebut sampai dapat digunakan, jadi Anda ngga perlu khawatir lagi ya.

Nah ketika kita sudah mempunyai DMS untuk perusahaan kita, dan juga jika kita memiliki dokumen-dokumen existing yang akan menggunakan DMS tersebut, maka langkah selanjutnya yaitu kita perlu mengumpulkan dokumen-dokumen yang kita miliki yang kemudian mengorganisir atau mengklasifikasikan terlebih dahulu dari dokumen-dokumen tersebut yang dibedakan terhadap jenis atau isi dari dokumen tersebut.

Sebagai contoh, kita akan mengorganisir dokumen untuk reporting perbulan, yang dimana hal ini berarti kita perlu membuat folder-folder yang berkaitan dengan hal tersebut. Dan setelah dokumen existing sudah teroganisir pada DMSnya, maka bisa kita bisa lanjutkan ke langkah berikutnya.

3. Langkah ini mungkin bisa dikatakan sulit hehe, yang dimana kita perlu membuat sebuah SOP atau aturan agar lebih disiplin untuk membuat dokumennya, yang dimana dalam SOP tersebut diharuskan jika ada dokumen baru yang akan dibuat maka ditempatkan di folder-folder tertentu agar dapat tetap rapih.

Namun hal ini sebenarnya juga dapat di prevent dari salah satu fitur di DMS yang ada di sharepoint, yakni workflows, yang dimana salah satu contoh penggunaan dari fitur ini yakni kita pada awalnya perlu membuat alur atau flow dengan menggunakan Power Automates, yang dimana dari situ kita bisa melakukan otomasi terhadap dokumen-dokumen baru yang akan dibuat yang kemudian diintegrasikan ke Sharepointnya.

Manfaat Menggunakan DMS

Dengan menggunakan DMS ini pastinya terdapat manfaat yang akan sangat dirasakan, beberapa di antaranya yaitu seperti:

1. Dokumen-dokumen akan lebih terorganisir, sehingga memudahkan untuk melakukan pencarian terhadap dokumen tersebut

2. Jika terdapat karyawan baru, maka akan lebih mudah untuk menjelaskan atau memberi tahu bagaimana mengelola dokumen-dokumen yang sudah ada sebelumnya.

3. Dokumen akan menjadi lebih aman, karena sudah terproteksi dengan enkripsi dari DMSnya.

4. Jika kedepannya terdapat audit terhadap perusahaan yang memerlukan menampilkan dokumen-dokumen tertentu, maka hal tersebut akan lebih mudah untuk menampilkannya.

Penutup

Yes, sampai sini untuk penjelasan terkait DMSnya nih, tapi apabila Anda masih ingin tau lebih lanjut ataupun konsultasi dahulu jika ingin menggunakan DMS tersebut, feel free untuk hubungi Tim ViBiCloud dengan klik Button “Contact Us” dibawah ini ya.