Apapun jenis bisnisnya, sarana komunikasi 2 arah yang sering digunakan adalah melalu e-mail. Ratusan bahkan ribuan data selalu berputar di dalam e-mail. Itulah mengapa pentingnya mengetahui pengertian Mail Server yang akan dibahas pada artikel kali ini.

“A digitalized world”

Kalimat tersebut sangat cocok untuk menggambarkan kondisi saat ini. Internet telah menjadi sebuah kebutuhan primer dari segala segi kehidupan. Begitu juga di dalam dunia bisnis atau professional.

Semua komunikasi antar professional telah di dukung oleh internet melalui E-Mail dengan bantuan Mail Server.
Electronic Mail (E-mail), telah menjadi sebuah kebutuhan dasar dalam dunia bisnis.

E-mail bahkan bisa menjadi suatu bukti komunikasi akan suatu perjanjian kerja atau perjanjian bisnis yang memiliki kekuatan secara legalitas di antara dua belah pihak.

Untuk mendukung komunikasi via e-mail, dibutuhkan suatu wadah atau server untuk membantu kelancaran interaksi antar data dari para user. Wadah tersebut adalah Mail Server.

Pengertian Mail Server

Pengertian Mail server adalah suatu server atau layanan internet berbasis cloud computing yang berfugsi untuk mengirim dan menerima e-mail dalam satu jaringan server mail yang sama.

Mail Server digunakan untuk memproses, mengumpulkan, dan mengirim data-data beserta informasi dalam bentuk surat elektronik (e-mail).

Dalam beberapa kasus, web server dan mail server digabungkan dalam satu mesin. Akan tetapi, perusahaan ISP yang besar dan Public Email Services, seperti Gmail dan Hotmail, dapat menggunakan perangkat keras yang khusus diperuntukkan mengirim dan menerima e-mail.

Fungsi Mail Server

Fungsi utama dari Mail Server adalah sebagai program yang mengatur agar e-mail dapat dikirim oleh Sender dan diterima oleh Receiver secara tepat sasaran, aman, cepat, dan tanpa hambatan apapun.

Mail Server juga dapat digunakan untuk mengatur penerimaan, pengolahan, pengaturan, serta penyalur proses respon untuk e-mail yang masuk ke dalam Inbox. Tujuan utama dari layanan dan fungsi program mail server itu sendiri adalah membuat jaringan koneksi tranportasi e-mail yang dapat diandalkan dengan minimum downtime.

Pengertian Mail Server Protocols

1. Simple Mail Transfer Protocol (SMTP)

SMTP adalah sebuah kumpulan panduan komunikasi yang membantu piranti lunak (software) untuk untuk mengirimkan e-mail melalui internet.

SMTP juga digunakan untuk mengirimkan e-mail antar user berdasarkan e-mail address.

SMTP juga dapat mengirimkan e-mail langsung ke banyak user lainnya termasuk teks, video ataupun grafik.

Tujuan utama SMTP adalah untuk menyediakan peraturan komunikasi antar server. Tiap server telah diberikan identifikasi dan alamat yang unik untuk membedakan antar server serta cara komunikasi yang berbeda.

2. Post Office Protocol – Version 3 (POP3)

POP3 adalah Protokol yang digunakan untuk sebuah computer mengakses mail server untuk menerima e-mail.

POP3 di design sebagai tempat penyimpanan e-mail sementara sebelum e-mail tersebut di terima oleh alamat yang di tentukan.

3. Internet Message Access Protocol (IMAP)

IMAP adalah sebuah Protokol Email yang dibuat khusus untuk mengakses e-mail dari sebuah web server dari email client.

IMAP menyimpan e-mail pada Mail Server sehingga user akan mengakses e-mail tersebut melalu Mail Server daripada melalui local server.

Protocol IMAP lebih di rekomendasikan daripada POP3 oleh para e-mail service provider karena flexibilitas akses yang bisa menggunakan perangkat apapun untuk terhubung dengan internet.

Komponen Mail Server

1. Mail User Agent (MUA)

Komponen Mail Server adalah program untuk membaca, menerima, dan sebuah set perintah untuk membuat dan mengirimkan pesan.

MUA pun ada beberapa yang dilengkapi dengan Multipurpose Internet Mail Extension (MIME), yaitu program yang digunakan untuk mengirim e-mail yang berisi file ataupun attachment tertentu.

2. Mail Transport Agent (MTA)

MTA adalah komponen Mail Server yang bertugas untuk menangani program transportasi untuk pengiriman e-mail.

Beberapa fungsi MTA adalah menerima dan memproses e-mail yang masuk melalui jaringan yang berbeda-beda, menentukan tujuan pengiriman dan juga memilih metode pengiriman yang terbaik, serta menggunakan daftar distribusi untuk mengirimkan salinan pesan.

3. Mail Delivery Agent (MDA)

MDA terdiri dari dua komponen utama, yaitu sebuah database yang berisi saluran atau jaringan untuk mengirimkan pesan, serta yang kedua adalah delivery agent yang bertugas untuk mengirimkan e-mail sesuai dengan jaringan yang dipilih.

Cara Kerja Mail Server

Mail server memiliki dua server yang berbeda fungsi, yaitu server yang berfungsi sebagai outgoing server (sending email) serta yang kedua adalah incoming server (receiving email).

Untuk Outgoing server, akan di proses oleh server SMTP pada port 25. Sedangkan incoming server ditangani oleh POP3 pada port 110 atau IMAP pada port 143.

Port adalah sebuah pengatur akses, koneksi, serta distribusi dan transmisi data dari satu komputer ke komputer lainnya dan juga jaringan lainnya.

Secara sederhana, cara kerja Mail Server dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Email yang telah dikirimkan oleh sender, akan dikumpulkan dan disimpan menjadi satu file dalam database mail server berdasarkan tujuan email.

2. Dalam tiap email selalu terdapat asal dan tujuan email, serta informasi tanggal dan waktu pengiriman email.

3. Ketika penerima email menerima dan membaca pesan yang terkirim, dia telah mengakses mail server dan membaca pesan / file yang tersimpan dalam database mail server melalui aplikasi ataupun browser.

Jenis-Jenis Mail Server

1. Sendmail

Sendmail adalah system mail server yang paling basic dan standard dan juga banyak digunakan pada system operasi Linux/Unix.

2. Postfix

Postfix merupakan mail server yang dibuat berdasarkan hasil pengembangan dari server sendmail. Postfix bukan hanya bisa dijalankan pada system operasi Linux/Unix tetapi juga dapat di operasikan dengan Mac OS X. Postfix diharapkan dapat menggantikan peran Sendmail.

3. Qmail

Qmail dikenal dengan Mail Server teraman dalam system operasi Mail Server. Hingga saat ini, Qmail belum memiliki sedikitpun celah keamanan yang dapat mengganggu maupun merusak kinerja mail server tersebut.

Kesimpulan

Dengan adanya mail server, kegiatan surat menyurat yang dulu dianggap melelahkan dan merepotkan, sekarang menjadi lebih mudah dan sederhana bersama dengan surat elektronik (e-mail). Hanya dengan menggunakan e-mail, kita bisa saling berkomunikasi dengan siapapun dan dimanapun dan tentunya dengan keamanan yang terjaga dan terjamin. Dengan semua protokol yang Mail Server punya, kita tidak perlu khawatir tentang semua data yang kita lampirkan dalam e-mail.